KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Istilah “komunikasi” mempunyai banyak arti. Bagi orang awam, mungkin akan diartikan sebagai alat atau media pengirim informasi; seperti misalnya; telepon, telegram, atau televisi. Sedangkan bagi orang lain yang bekerja dalam organisasi, istilah komunikasi dapat juga diartikan sebagai saluran komunikasi dalam organisasi; seperti misalnya: komunikasi formal melalui rantai komando, komunikasi informal, kontak saran, atau prosedur penyelesaian konflik.

            Sebenarnya kalau ditelusuri, istilah “komunikasi” ini berasal dari bahasa Latin; yaitu dari kata “communis”;yang berarti “sama”(common). Ika kita akan mengkomunikasikan suatu idea atau gagasan, maka kita harus menetapkan terlebih dahulu suatu dasar titik-temu yang sama” untuk mencapai suatu pemahaman atau pengertian. Dengan dasar Flippo²)  mendefinisikan komunikasi sebagai suatu tindakan mendorong pihak lain untuk menginterpretasikan suatu idea dalam suatu cara yang diinginkan oleh pembicara atau penulis.

            Definisi dan Flipo ini; dan juga kebanyakan definisi yang diajukan penulis-penulis di bidang komunikasi; termasuk definisi yang sempit lingkupnya, karena hanya membatasi pada aspek manusia saja dan bersifat satu arah. Definisi yang lebih luas diajukan oleh Sikula³) yang memandang komunikasi sebagai suatu proses pengiriman informasi, arti, dan pengertian dari seseorang, tempat, atau sesuatu lain. Meskipun masih banyak alternatif definisi yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mengandung unsur-unsur kunci yang lain, definisi yang sederhana dan singkat dari Sirkula ini mnegandung unsur-unsur kunci yang selalu ditekankan dalam setiap definisi yang baik mengenai komunikasi.

            Ada tiga unsur utama dari definisi komunikasi yang luas dan komperhensif  yaitu : (1) Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, (2) pengiriman informasi, arti, dan pengertian, dan (3) mencakup aspek manusia dan bukan manusia.

1.      Komunikasi Harus Dipandang Sebagai Suatu Proses.

Ini berarti bahwa komunikasi merupakan suatu aliran yang melalui serangkaian atau urutan beberapa tahap atau langkah, bukan suatu kejadian atau peristiwa yang tersendiri. Mengidentifisir komunikasi sebagai suatu proses, menambah dimensi perubahan dalam pengertiannya. Dalam bahasa inggris istilah “communication” sering diganti dengan “communicating” untuk menekankan pengertian komunikasi sebagai rangkaian tahap-tahap yang bersifat dinamis daripada bersifat statis. Rangkaian tahap-tahap dalam komunikasi akan dibicarakan lebih lanjut dalam pembahasan mengenai masalah model proses komunikasi dalam bab II.

2.      Pengiriman Informasi, Arti, dan Pengertian.

Unsur kedua dari definisi komunikasi yang memadai adalah “pengiriman informasi, arti, dan pengertian”. Pengiriman informasi ini sendiri sebenarnya bukanlah komunikasi, karena komunikasi merupakan suatu proses dua arah. bukan satu arah. Informasi tidak hanya dikirimkan begitu saja, tetapi harus diterima dan dimengerti. Seperti telah diutarakan dimuka, bila informasi dikirimkan dan diterima tetapi tidak tercapai. Pada saat arti dan pengertian dirubah menjadi informasi, maka penerimaan dan penafsiran terhadap pesan-pesan komunikasi dapat dikatakan telah terjadi. Bila informasi dikirimkan oleh suatu pihak dan tidak diterima oleh pihak lain yang menjadi sasaran komunikasi; atau diterima tetapi tidak ditafsiran secara tepat; maka  terjadilah apa yang disebut “miskomunikasi”. Hambatan-hambatan dalam komunikasi; yang menjadi penyebab terjadinya mis-komunikasi ini; akan dibicarakan secara tersendiri dalam bab VI.

3.      Mencakup Aspek Manusia dan Bukan Manusia.

Unsur   ketiga dari suatu definisi yang lengkap harus mencakup aspek manusia dan bukan manusia. Banyak pembahasan mengenai proses komunikasi membatasi hanya pada interaksi antar manusia dimana hanya manusia saja yang berperan sebagai pihak pengirim (encoders) dan penerima (decoders)informasi dapat merupakan obyek yang hidup atau bernyawa maupun benda mati.

  

MODEL PROSES ORGANISASI

1.      Tahap ideasi.

Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation), yaitu proses pencipataan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

2.      Tahap encoding.

Dalam tahap encoding ini, gagasan atau informasi disusun dalam serangkain bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. Simbol atau sandi dapat berbentuk kata-kata (lisan maupun tertulis), gambar (poster atau grafik), atau tindakan.

3.      Tahap pengiriman.

Tahap ketiga adalah pengiriman (transmitting) gagasan atau pesan-pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan  berbicara, menulis, menggambar, dan bertindak. Saluran yang dilalui pesan-pesan disebut media komunikasi. saluran  dan media komunikasinya dapat berbentuk lisan (telepon, temu-muka langsung) atau tertulis (papan pengumuman dan poster, buku pedoman); mengalir kebawah (memo dan instruksi tertulis), keatas (kotak saran; grievance prosedure, laporan prestasi kerja), atau ke samping (panitia, pertemuan antar departemen); formal (diskripsi jabatan dan prosedur kerja, konferensi) atau informal (ngobrol makan siang di kafetaria perusahaan); dan aliran satu arah (laporan tahunan yang dipublikasikan) atau dua arah (konferensi, wawancara pemutusan hubungan kerja).

4.      Tahap Penerimaan.

Setelah pesan dikirimkan melalui media komunikasi, maka diterima oleh komunikan. Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya. Jika informasi atau pesan berbentuk komunikasi lisan, maka seringkali kegagalan dalam mendengarkan dan berkonsentrasi mengakibatkan hilangnya pesan-pesan tersebut.

5.      Tahap Encoding.

Tahap kelima adalah encoding di mana pesan-pesan yang diterima diinterprestaikan, dibaca, diartikan, dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui suatu proses berpikir. Pikiran manusia, sistem memori mekanis, instink binatang, dan proses berpikir lainnya berfungsi sebagai mekanisme decoding. Dalam tahap decoding ini dapat terjadi ketidaksesuaian atau bahkan penolakan terhadap gagasan atau idea yang di”encoding” oleh komunikator dikarenakan adanya hambatan teknis, dan lebih-lebih adanya perbedaan persepsi antara komunikator dan persepsi komunikan dalam hal arti kata atau semantik.

6.      Tahap tindakan.

Tindakan yang dilakukan oleh komunikan sebagai respon terhadap pesan-pesan yang diterimanya merupakan tahap terakhir dalam suatu proses komunikasi. Dalam tahap ini, respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain. Jika setiap pesan yang dikirimkan komunikator menghasilkan respon tindakan seperti apa yang diharapkan, maka dapat dikatakan telah terjadi komunikasi yang efektif.

IMPLIKASI MANAJERIAL

Seringkali muncul pertanyaan tentang jenis komunikasi analisa mana yang dapat membantu memecahkan masalah-masalah komunikasi didalam organisasi. Jenis eksperimen yang dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini dapat memisahkan suatu variabel tertenu yang digunakan untuk menunjukan pengaruhnya terhadap komunikasi. Namun karena kondisi praktek organisasi yang senyatanya tidak akan pernah sama dengan kondisi laboratories, maka kesimpulan yang dipeoleh dari eksperimen semacam ini tidak dapat diterapkan untuk kepentingan manajemen organisasi. Sumbangan utama dari eksperimen semacam ini adalah memeperlihatkan pengaruh potensial  dari setiap variabel atau faktor. Kenyataan yang sebenarnya ada kecenderungan alamiah dari kelompok kerja untuk memecahkan masalah komunikasi seeffisien mungkin (misalnya: dengan hanya mengeluarkan usaha sekedarnya saja). Pandangan ini mendorong penggunaan berbagai pola komunikasi organisasi yang dapat menyeseuaikan diri dan selalu berubah terus menerus. Bahkan ada beberapa bukti dari hasil penelitian yang menyatakan bahwa kemampuan menyesuaikan diri kelompok dalam jangka panjang dapat meningkatkan produktivitas organisasi yang sama besarnya tanpa memerhatikan keterbasan dari jaringan kerja komunikasinya. Namun kelemahan utama dari studi penelitian di bidang jaringan komunikasi adalah adanya assumsi bahwa hanya ada satu sistem informasi formal rantai komando saja. Pada hal seperti telah kita ketahui, jaringan kerja komunikasi informal “grapevine” juga berlangsung dalam kelompok-kelompok kecil karyawan maupun pada setiap tingkatan dalam struktur organisasi secara keseluruhan.